บล็อกอันนี้ไม่ใช่รีวิวหรือแนะนำบริการ แต่เป็นปูมบันทึกการทดลองหาวิธีการสื่อสารภายในองค์กร เขียนตอนง่วงมากดังนั้นอาจจะอ่านไม่รู้เรื่อง
ผมมีความพยายามในการใช้ระบบการสื่อสารภายในองค์กรนอกเหนือจากอีเมลมาหลายครั้ง สมัยทำงานใหม่ๆ ก็ใช้ IM ซึ่งก็จะมีท่าหลบ Firewall ขององค์กรกันตามสภาพขององค์กร พอมาถึงจุดหนึ่งเราพบว่า IM มันมี distraction เยอะมากจนทำให้เกิดอาการ “ไม่เป็นการ ไม่เป็นงาน” เท่าที่คิดดูคร่าวๆ ระบบลักษณะนี้มีข้อดีคือ
- สื่อสารทันใจ
- เรียนรู้ไม่ยาก ข้อเสียของ IM ในการใช้ในงานสื่อสารองค์กรคือ
แต่ก็มีข้อเสียเพียบคือ
- มัน real time ซึ่งทำให้ความคาดหวังของคนส่งข้อความคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับในทันที ซึ่งบางกรณีผู้รับไม่สามารถตอบกลับได้ทันที
- กรอบการสื่อสารอยู่นอกเหนือจากภายในองค์กร ยิ่งทำให้เพิ่มตัวรบกวนสมาธิมากยิ่งขึ้น
- เก็บประวัติการติดต่อลำบาก ยิ่งถ้าเป็นการคุยร่วมกันหลายๆ คน
- เมื่อ distraction เยอะขนาดนี้ ผู้บริหารก็เริ่มจะไม่ชอบ และในที่สุดก็โดนบล็อคไป
ยุคต่อๆ มาที่ลองก็พยายามจะใช้ Wiki/Blog แต่เนื่องจากการทำความเข้าใจกับระบบก็ยากพอสมควรกับผู้ใช้ที่ไม่ถนัดเรื่องเทคนิคคอมพิวเตอร์มากนัก แต่ก็มีขือดีคือ
- การสื่อสารถูกเก็บไว้เป็นข้อมูลถาวรที่ไล่ดูย้อนหลังได้
- สามารถเก็บการสื่อสารเหล่านั้นไว้เป็นองค์ความรู้ต่อได้
- เชื่อมโยงข้อมูลได้ง่าย
- เข้าถึงได้ง่ายจากหน้าเว็บ
แต่ข้อเสียก็เยอะ
- Learning curve ค่อนข้างสูงเพราะค่อนข้างขัดกับพฤติกรรมผู้ใช้ เพราะมันรู้สึกเหมือนทำเว็บ
- ให้ความรู้สึกเป็นทางการมากไป ทำให้กำแพงกั้นการเข้าร่วมสูง
ยุคหลังๆ ก็มี Twitter/Facebook เคยลองให้ทีมใช้ tag พิเศษ เพื่อ tweet บอกในสิ่งที่อยากบอกเพื่อนร่วมงาน แต่ก็พบว่าเรามีบางเรื่องที่ไม่อยาก tweet ไปยังสาธารณะ แต่อยากบอกทีม ครั้นจะเข้าอีเมลเขียนก็ขี้เกียจพิมพ์ที่อยู๋อีเมล เลยมาลอง Yammer ระบบที่คล้ายๆ Twitter+Facebook สำหรับภายในองค์กร (ต้องมีอีเมลองค์กรถึงจะเข้าใช้ได้ — นึกถึง Facebook ยุคแรกที่ต้องใช้อีเมล Harvard เข้าใช้) แล้วเราจะได้ระบบไว้สำหรับ “แย้ม” (กริยาในการส่งข้อความใน Yammer) กันในองค์กร ข้อดีคือ
- ไม่ต้องปรับตัวมาก ใช้งานเหมือน Twitter/Facebook ทำให้การใช้งานเป็นธรรมชาติ (ของคนที่ใช้งาน Twitter/Facebook)
- ติด tag ได้ ทำให้เราสามารถไล่ดูข้อความตาม tag ได้
- ตอบโจทย์หลัก “อยากแบ่งปันบางอย่างให้เพื่อนร่วมงาน แต่ไม่อยากแบ่งปันให้สาธารณะ”
ข้อเสียก็มี
- ออกจะเป็น distraction เพราะคนในทีมก็มีทั้ง Twitter/Facebook ให้ดูแล แล้วยังต้องมี Yammer อีก
- export ข้อมูลออกมาไม่ได้ ถ้าอยากต้องจ่ายคนละ US$5
